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INFORMATIVA CLIENTI/FORNITORI
AI SENSI DELL’ARTICOLO 13 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 (“GDPR”)
Gentili Signori, desideriamo comunicarvi che il Regolamento (UE) 2016/679 (il GDPR) prevede la tutela delle persone rispetto al trattamento dei dati personali.
In conformità alla legge indicata, tale trattamento sarà improntato nei vostri confronti ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, tutelando la vostra riservatezza ed i vostri diritti.
Ai sensi dell’articolo 13 del suddetto Regolamento, vi forniamo quindi le seguenti informazioni.
1. DATI PERSONALI TRATTATI, FONTE DEI DATI, FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI, BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO E PERIODO DI CONSERVAZIONE
Si definiscono “Dati” le informazioni relative a persone fisiche trattati da Mapel Components s.r.l. per la stipula ed esecuzione del rapporto contrattuale con i propri Clienti/Fornitori, quali ad esempio quelli del legale rappresentante del cliente/fornitore che sottoscrive il contratto in nome e per conto di quest’ultimo, dei dipendenti/consulenti del cliente/fornitore, coinvolti nelle attività oggetto del contratto, i Dati delle società del gruppo del cliente/fornitore per le quali quest’ultimo sottoscrive il contratto munito dei necessari poteri di rappresentanza, nonché le eventuali altre informazioni necessarie all’esecuzione del contratto e/o all’erogazione del servizio/i (anche di seguito indicati).
La fonte da cui provengono i Dati è il Cliente/Fornitore.
In particolare, detti Dati saranno trattati per le finalità di seguito specificate:
A. Gestione delle relazioni contrattuali/commerciali, quali: soddisfacimento di specifiche richieste dell’interessato prima della conclusione del contratto; conclusione, modifiche, esecuzione del contratto; erogazione e gestione dei servizi connessi; gestione dei reclami.
Le basi giuridiche del trattamento sono:
– Esecuzione del contratto per i Dati del legale rappresentante del cliente/fornitore
– Legittimo interesse per i Dati dei dipendenti/consulenti del cliente/fornitore, coinvolti nelle attività di cui al contratto.
Periodo di conservazione dei Dati: durata contrattuale e, dopo la cessazione, per ulteriori 10 anni. Nel caso di contenzioso giudiziale, per tutta la durata dello stesso, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.
B. Amministrativo – Contabili, quali: fatturazione; gestione dei pagamenti, dei ritardi e dei mancati pagamenti; comunicazione dei Dati medesimi tra società del gruppo, per finalità organizzative, amministrative, finanziarie e contabili interne funzionali alle attività predette.
La base giuridica del trattamento è la necessità di adempiere ad un obbligo legale a cui è soggetta Mapel Components s.r.l.
Periodo di conservazione dai Dati: durata contrattuale e, dopo la cessazione, per ulteriori 10 anni. Nel caso di contenzioso giudiziale, per tutta la durata dello stesso, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.
C. Adempimento di obblighi o esercizio di diritti previsti dal diritto nazionale o dell’Unione Europea o da contratti collettivi in conformità con il diritto nazionale, quali: adempimento di obblighi previsti da normative comunitarie e nazionali, in particolare da leggi, regolamenti, ivi inclusi provvedimenti contingenti e urgenti per la tutela dell’ordine pubblico, l’accertamento e la repressione dei reati.
La base giuridica del trattamento è la necessità di adempiere ad un obbligo legale a cui è soggetto il titolare del trattamento.
Periodo di conservazione dai Dati: durata contrattuale e, dopo la cessazione, per ulteriori 10 anni. Nel caso di contenzioso giudiziale, per tutta la durata dello stesso, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.
D. Recupero crediti stragiudiziale (nel caso dei clienti), quali: tutela ed eventuale recupero del credito, direttamente o attraverso soggetti terzi (agenzie/società di recupero credito), che solo per tali fini saranno comunicati.
La base giuridica del trattamento è il legittimo interesse.
Periodo di conservazione dei Dati: durata contrattuale e, dopo la cessazione, per ulteriori 10 anni. Nel caso di contenzioso giudiziale, per tutta la durata dello stesso, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.
E. Se necessario, per accertare, esercitare e/o difendere i diritti in sede giudiziaria.
La base giuridica del trattamento è il legittimo interesse.
Periodo di conservazione dei Dati: durata contrattuale e, dopo la cessazione, per ulteriori 10 anni. Nel caso di contenzioso giudiziale, per tutta la durata dello stesso, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.
F. Informative commerciali e/o promozionali come, a titolo esemplificativo, invio di comunicazioni pubblicitarie, offerte su richiesta del cliente/fornitore e inviti a fiere, tramite contatto e-mail.
L’utilizzo delle coordinate di posta elettronica dei dipendenti/collaboratori dei clienti/fornitori fornite nel contesto della vendita di un prodotto o di un servizio a fini di vendita diretta di propri prodotti o servizi analoghi, è consentito ai fini di invio di informative e offerte.
La base giuridica del trattamento è l’esecuzione di misure precontrattuali su richiesta dell’interessato.
Periodo di conservazione dei Dati: i dati di referenza dei clienti/fornitori (anagrafici e di contatto) saranno conservati fino a richiesta di opposizione alle comunicazioni, per un periodo massimo di 5 anni.
G. Sicurezza, ai sensi del D.lgs. 81/2008. Con particolare riferimento ai dati identificativi liberamente conferiti dall’ospite/visitatore presso le nostre sedi (nome, cognome, ente o azienda di appartenenza), il trattamento ha l’esclusiva finalità di garantire il rispetto delle procedure di sicurezza aziendale formalmente applicate, anche in forza delle disposizioni normative vigenti (es. annotazione nel registro/database visitatori, assegnazione badge temporaneo di riconoscimento, applicazioni degli obblighi di legge in materia di
sicurezza sul lavoro).
La base giuridica del trattamento: necessità di adempiere ad obblighi legali cui è soggetto il titolare.
Periodo di conservazione dei Dati: i Dati verranno conservati per il periodo di tempo previsto dalla legge.
Decorsi i termini di conservazione sopra indicati, i Dati saranno distrutti o resi anonimi, compatibilmente con le procedure tecniche di cancellazione e backup.
2. AMBITO DI COMUNICAZIONE, SOGGETTI AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO
I Dati possono essere comunicati a soggetti esterni operanti in qualità di titolari del trattamento, a titolo esemplificativo, autorità ed organi di vigilanza e controllo ed in generale soggetti pubblici o privati, legittimati a chiedere i Dati (Es. banche e istituti di credito; Pubbliche amministrazioni e altre pubbliche autorità).
I Dati potranno essere trattati, per conto del titolare, da soggetti esterni designati come responsabili del trattamento, che svolgono per conto del titolare specifiche attività, a titolo esemplificativo, la sua rete di distribuzione, le società e gli agenti che svolgono l’attività di recupero crediti per il titolare, consulenti legali, fiscali e amministrativi.
I Dati potranno essere trattati dai dipendenti delle funzioni aziendali deputate al perseguimento delle finalità sopra indicate, che sono stati espressamente autorizzati al trattamento e che hanno ricevuto adeguate istruzioni operative. I Dati non saranno soggetti a diffusione.
3. CONFERIMENTO DEI DATI
Il conferimento dei Dati da parte del cliente/fornitore è facoltativo, tuttavia l’eventuale rifiuto di fornire tali Dati potrebbe comportare la mancata o parziale esecuzione del contratto/servizio.
I Dati rilevati verranno conservati in:
MAPEL COMPONENTS s.r.l.
Via Vajone, 7 e Via Vajone, 12 - 21020 Galliate Lombardo (VA) – Italia
Tel. (+39) 0332 94.98.82 – Fax (+39) 0332 94.96.24 – www.mapelcomponents.com – email: info@mapelcomponents.com
P.IVA ‐ Cap. Soc. €– R.E.A VA n.
4. TITOLARE E RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO
Il Titolare del trattamento è Mapel Components s.r.l., con Sede Legale in Galliate Lombardo (VA) Via Vajone, 7.
L’elenco aggiornato dei Responsabili del Trattamento è disponibile presso la Sede Legale del Titolare.
5. DIRITTI DELL’INTERESSATO
Attraverso l’indirizzo e-mail info@mapelcomponents.com l’interessato ha il diritto di chiedere l’accesso ai Dati che lo riguardano, la loro cancellazione, la rettifica dei Dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti, la cancellazione dei Dati, la limitazione del trattamento (nei casi previsti dall’art. 18 GDPR), nonché opporsi, per motivi connessi alla propria situazione particolare, al trattamento effettuato per legittimo interesse del titolare.
L’interessato, inoltre, nel caso in cui il trattamento sia basato sul consenso o sul contratto e sia effettuato con strumenti automatizzati, ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i Dati, nonché, se tecnicamente fattibile, di trasmetterli ad altro titolare senza impedimenti.
L’interessato ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente nello Stato membro in cui risiede abitualmente o lavora o nello Stato in cui si è verificata la presunta violazione.
L’interessato ha il diritto di revocare il consenso prestato in qualsiasi momento per le finalità di marketing e di opporsi al trattamento dei Dati trattati per le medesime finalità. Resta ferma la possibilità per l’interessato che preferisca essere contattato per la suddetta finalità esclusivamente tramite modalità tradizionali di manifestare la sua opposizione solo alla ricezione di comunicazioni attraverso modalità automatizzate.
6. MODIFICHE ALL’INFORMATIVA SULLA PRIVACY
Il Titolare si riserva il diritto di apportare modifiche, in qualsiasi momento, alla presente informativa, dandone idonea comunicazione attraverso il proprio sito. Al fine di visionare le eventuali modifiche apportate, l’utente è invitato a consultare con regolarità la presente informativa, la quale in ogni caso indica la data di ultimo aggiornamento.
Data di aggiornamento: Gennaio 2021.